Un outil de gestion collaboratif, simple et accessible partout

Beaucoup de compagnies font ou ont fait les efforts afin de répondre aux besoins d’adaptation.

Parmi les outils qui peuvent aider les entreprises, outre ceux de communication variées et nombreux(courriel, vidéoconférence, schéma) , le progiciel de gestion intégrée est la solution pour bien gérer les informations et les données d’une organisation. 

Quels sont les avantages de ce type d’outil dans un contexte de télétravail ?

Saviez-vous qu’une solution infonuagique, ouverte et intégrée vous offre :

• L’aspect collaboratif : contributions simultanées sur un document ou un projet et messages 

• Est sécurisant pour les employés et l’organisation, qui ne dépend pas d’une ressource clé pour accéder à l'information et peut prendre le relais plus facilement si besoin

• La facilité: principaux processus et flux de validation gérés dans l’application, les employés sont aidés tout au long de leur travail, et peuvent compter sur l’intelligence de l’outil pour prévenir les oublis de validation ou soumission de document en interne

• L’accessibilité de la donnée (transparence)

• La gestion de la planification des ressources et de la charge prévisionnelle plus simple

• Avoir des indicateurs à jour et disponibles facilement pour la direction qui peut identifier très tôt les ajustements à opérer 

• Flexibilité dans la gestion des accès qui permet de mieux définir les accès que sur des outils de bureautique traditionnelle qui montrent rapidement leur limite

L'aspect “web” de l’outil présente aussi des avantages et s’impose comme la norme : 

• Accessible de n’importe où, grâce à un navigateur et une connexion internet

• Disponible sans maintenance ou action sur les postes de travail

• Partage sécuritaire des informations en temps réel

• Flexibilité des supports utilisés (tablette, navigateur, cellulaire)

Cette nouvelle réalité nous ouvre à de nouveaux défis humains, organisationnels et matériels.

Plusieurs entreprises sous équipées voient l’intérêt de se doter de ces outils avec le contexte actuel.

Les solutions disponibles sont nombreuses, il est souvent bien avisé de se faire accompagner pour identifier l’adéquation entre ses besoins et la solution.

Des cabinets et consultants sont spécialisés dans ce domaine, on trouve par exemple Innocentre, qui regroupe des consultants expérimentés et prend en charge les entreprises tout au long de la sélection des outils et souvent au-delà.

Il est aussi possible d’avoir recours aux audits 4.0 qui permettent d’avoir une idée globale des projets et actions à envisager.

Certains intégrateurs de solutions proposent des analyses pré-implantations, qui peuvent être plus ou moins orientées aux solutions qu’ils proposent.

Au delà du choix de la solution, il est important de ne pas sous-estimer les efforts et l’implication de l’entreprise pour ce type de projet, comme par exemple :

• La direction doit porter le projet, et soutenir les équipes en mettant à disposition les moyens nécessaires

• Les coordonnateurs ou super-utilisateurs doivent avoir du temps affecté à ce projet, et ne peuvent compter le faire en plus de leur mission quotidienne complète

• Le changement doit être porté et accompagné tout au long du projet

• Les efforts de formation interne ne doivent pas être négligés

Enfin, les processus et l’organisation de l’entreprise qui envisage ce type de projet doivent être déjà connus et largement installés dans l’entreprise. Les entreprises trop peu mature en matière d’organisation font souvent face à des challenges durant l’implantation.

Il peut être bon d’entourer ces projets d’un projet de développement organisationnel pour structurer l’organisation et les processus d’une entreprise.